Dovranno essere effettuate delle note specifiche sull'utilizzo dei materiali surrogati o primi così da chiarire esattamente il loro utilizzo come prevede l'ordinamento del codice civile italiano.
Per calcolare contabilmente le rimanenze di magazzino si usano diversi metodi.
Il costo medio ponderato ossia beni simili vengono calcolati con una media ponderata anche se sono stati acquistati a prezzi diversi in periodi diversi dell'anno. Questo può avvenire in due modi: ogni volta che vi è un movimento contabile è ricalcolato il valore di giacenza, oppure esso viene ricalcolato ogni settimana, mese, trimestre ecc. ecc.
La seconda metodologia è FI.FO. (First in First out), ossia i primi acquisti sono anche i primi ad essere venduti, questo metodo rispecchia i prezzi di mercato.
Ultimo metodo è il Li. Fo. (Last in First out), ossia l'ultimo acquisto è anche il primo ad essere venduto. Questo metodo vien valutato secondo i prezzi di mercato più vecchi.
Il magazzino per essere gestito al meglio deve avere un ciclo di ordinazione fatto esclusivamente per ogni singola azienda. La gestione del ciclo di ordinazione è per tanto differente per ogni azienda.
Ogni ciclo di ordinazione è composto da diversi momenti il lead time, è il tempo necessario per evadere l'ordinazione fino al momento dell'arrivo della merce al magazzino del cliente e al controllo della merce.
Per calcolare il livello di riordino, ossia quanta scorta in magazzino deve rimanere per consentire all'azienda di stare tranquilla e continuare a vendere i propri prodotti senza rimanere a zero con la merce in magazzino, si utilizza questa formula:
Livello di riordino = lead time + scorta di sicurezza
Quando la merce in magazzino arriva al livello di riordino è necessario acquistare di nuovo i beni per evitare che scendano sotto la scorta di sicurezza.
Se per la produzione della merce sono necessari molti pezzi per ogni tipologia di prezzo dovranno essere fatti gli stessi calcoli.
Dal magazzino passa tutto ed è un po' il cuore dell'azienda, dal magazzino si possono vedere i primi sintomi di un'azienda insana. Quando il magazzino non funziona l'azienda non funziona. Quando nel magazzino si vedono malfunzionamenti e squilibri contabili, pezzi che mancano per esempio, è il principio di un fallimento che deve avere presto una soluzione.
Dal magazzino si può anche vedere la bancarotta fraudolenta; si vedrà nel magazzino inspiegabilmente un aumento incredibile di merce in acquisti settimanali con quantità spropositate; questo all'incirca sei mesi prima che ne venga dichiarato il fallimento e venga richiesto al tribunale l'apertura della procedura fallimentare. Naturalmente, all'avvio della procedura fallimentare non sarà visibile più nulla, poiché avranno compensato con vendite fittizie di macchine per esempio o di altro materiale.
Mantenere in ordine la contabilità di magazzino è necessario per l'intera salute dell'azienda.
Rashna