I dati da analizzare devono essere completi e certi, ossia non devono essere più modificati durante l'anno, questo perché se lo fossero l'analisi potrebbe cambiare.
Esistono diverse chiusure contabili durante l'anno: quella mensile, semestrale e annuale.
La chiusura annuale è quella ufficiale del bilancio certificato, quella mensile e semestrale non hanno rilevanza nel bilancio ufficiale ed infatti si chiamano bilanci di verifica e servono per verificare lo stato finanziario durante l'anno. Per cui tutte le scritture contabili devono essere inserite entro il 5 del mese successivo, compresa l'Iva. Il conto dell'Iva non dovrà subire modifiche dopo la stesura del bilancio di verifica, poiché se avvenisse questo sarebbe assimilabile al falso in bilancio. L'Iva, infatti, viene pagata per lo più mensilmente e successivamente se si dovesse modificare il registro IVA del mese scorso o dei mesi precedenti, dopo che si è pagato allo stato il proprio debito l'intero bilancio verrebbe falsato e diventerebbe truffa allo stato per il mancato pagamento. E' importante quindi chiudere le scritture in tempo utile e non modificarle.
L'ordine dei conti deve essere impeccabile per un'analisi efficace, altrimenti si creerebbe un'analisi imperfetta che ridurrebbe ad un nulla di fatto tutte le decisioni prese.
L'analisi deve essere fatta per ogni settore che concorre all'attività dell'azienda; quindi contabilità attiva, passiva, iva, magazzino, dipendenti, amministrazione, marketing, ecc. ecc.
Dopo che si avranno le analisi parziali, che solitamente fanno i capouffici dopo aver letto i dati ufficiali, si procede ad un'analisi generale per stabilire le condizioni di salute dell'azienda.
La capacità di analisi è molto importante saper prendere la decisione guiusta può salvare l'azienda o quella sbagliata portarla alla rovina.
Non c'è un metodo tecnico per le analisi contabili l'esperienza è l'unica ormai realmente efficace l'intuito e un'ottima conoscenza del mercato che gira intorno all'azienda.
Rashna