La documentazione contabile è unica per tutti e una parte regolamentata dalle leggi statali mentre vi è una parte comune ad una qualunque azienda al mondo.
Cominciamo con quest'ultima parte; innanzi tutto ogni azienda deve possedere una partita IVA che gli permetterà di emettere fattura. L'IVA (Imposta sul valore aggiunto) è un'imposta dello stato che tutte le aziende devono pagare, vi è un libro contabile apposito per l'IVA .
Quindi, la fattura è uno dei documenti che sono obbligatori, la fattura deve essere in 3 copie l'originale va inviato alcliente, una copia per l'archivio fatture e l'ultima copia va nell'archivio del cliente. Ogni fattura va numerata a partire da 1 fino all'ultima emessa al 31,12, ogni anno si ricomincia da 1.
Il libro fattura è necessario e contiene tutte le fatture durante l'anno, deve contenere il numero, la data di emissione, l'importo, l'IVA, la scadenza ed il cliente. Una volta doveva essere vidimato dal tribunale, oggi si può utilizzare un foglio di calcolo, ma deve esservi una copia stampata, davanti ad ogni mese di fatturazione ed uno completo di tutto l'anno al 31.12. Mancando l'atto ufficiale della timbratura è più facile che il libro fattura venga manipolato e quindi vengano lasciati buchi appositi per falsificare il bilancio; infatti, chi usualmente falsifica i bilanci e la contabilità utilizza questo sistema, lascia appunto dei vuoti nel libro fattura per poi riempirli al momento apportuno con fatture false di elevato importo, che solitamente andranno a giustificare uno o più importi elevati nella fatturazione passiva che saranno acquisti reali (per esempio l'acquisto di una porche, o l'acquisto spropositato di materiale di consumo per i macchinari, o case, yacht o altro che andranno ad intestarsi ai proprietari o ai loro parenti).
Per ovviare questo problema i programmi contabili di qualunque tipo dovrebbero impedire di tralasciare numeri tra una fattura ed un'altra, quindi se nel sistema informatico la fattura contabilizzata è arrivata alla numero 5 non dovrebbe accettare un'immissione come numero 7 o 10, per esempio. Cosa fare, però, se le fatture vengono immesse tutte insieme in una certa data, per esempio il 15 o il 30 del mese?
Per risolvere questo problema è possibile inserire un codice di errore per evitare l'immissione di fatture con data differente da quella di sistema; anche così potrebbero esserci dei modi per evadere la legge, ma i rischi sono minori rispetto a quelli che se non ci fossero i due controlli suddetti. Con la fatturazione certificata da chiave elettronica i suddetti problemi sarebbero comunque esistenti poiché è l'uomo che immette e protocolla le fatture.
La fattura che viene spedita deve avere attaccata una copia della bolla, al ricevimento del pagamento anche parziale dovrà essere attaccata alla fattura archiviata: quella che resta in archivio anche. Lo stesso avverrà per i pagamenti passivi, il pagamento della fatturazione passiva dovrà essere attaccato alla fattura in archivio.
Il libro dei mastri è un altro dei libri contabili obbligatori, dei mastri abbiamo già parlato accuratamente in un articolo precedente e più specifico.
Il libro giornale è un riassunto di tutte le registrazioni contabili della giornata, deve essere stampato giornalmente ed archiviato per mese.
Il libro matricola contiene tutte le assunzioni con nome e indirizzo del nuovo assunto, data di assunzione e di licenziamento, ogni impiegato deve avere il suo numero di matricola che deve essere utilizzato solo sulla busta paga e per il badge, il dipendente deve essere a conoscenza del suo numero di matricola.
Il libro paga deve contenere tutti i pagamenti mensili dati al dipendente, tutte le copie delle buste paghe e i relativi pagamenti effettuati, sia dello stipendio netto sia dei contributi e delle varie tasse.
Il libro inventari è l'ultimo libro obbligatorio per la contabilità e conterrà l'inventario di fine anno. Anche il libro inventari può essere manipolato, non inserendo la reale quantità di materiale che vi è in magazzino, ma l'informatica per questo non può fare nulla visto che è l'essere umano che controlla i pezzi realmente rimasti nel magazzino e se il computer ne visualizza in meno o in più potrebbe essere stato un suo errore e quindi difficilmente controllabile da quel lato.
Naturalmente, a questo si aggiungono gli obblighi di legge come la fatturazione certificata; ogni stato ha le sue leggi e ogni azienda deve rendere conto al proprio stato sulla documentazione obbligatoria; le multinazionali dovranno rendere conto anche allo stato dove risiede ogni sua filiale e per ogni filiale seguire rigorosamente il fisco dello stato in cui la filiale risiede.
Rashna