Precisiamo alcune cose, non tutti possono fare la nota spese, non tutte le spese sono rimborsabili e configurabili come “note spesa”.
Chi può fare la nota spese? Essa può essere fatta dai dirigenti che hanno portafoglio spese, dagli agenti mono e plurimandatari, i collaboratori o i dipendenti che devono andare in trasferta. In tutti i casi è necessario che entrambe le parti siano d’accordo.
Cosa è rimborsabile, spese di viaggio (treni, aerei, taxi, autobus) se si utilizza un mezzo proprio si potrà fare il calcolo forfettario con la tabella ACI per il rimborso, spese dell’albergo (solo pernottamento e ristorante), ristoranti se non compresi nell’albergo o se sono spese effettuate per la rappresentanza dell’azienda, pedaggi autostradali o di parcheggio.
Ogni spesa va documentata con una ricevuta, ogni ricevuta va attaccata ad un foglio A4 insieme al foglio di nota spesa consegnato dall’azienda.
Il foglio di nota spesa deve essere consegnato dall’azienda nel momento in cui il dipendente, collaboratore, agente o dirigente ha un’uscita concordata con l’azienda, nel caso dei dirigenti e degli agenti possono essere consegnate ad inizio mese. Se si concorda con l’azienda un giorno preciso per il rimborso, una o due volte al mese, oppure tutte le volte che i dipendenti sono autorizzati all’uscita.
La nota spesa deve riportare il nome dell’azienda con tutte le sue generalità, se si può stampare su un foglio di carta intestata, deve contenere le generalità del dipendente che richiede il rimborso, tutte le spese effettuate per il viaggio singolarmente e non cumulative; per esempio, se ho due ricevute per il ristorante dovrò inserirle separatamente per giorno. Il totale delle spese e una breve spiegazione di ciò che si è fatto.
Se non ci sono le ricevute, l’azienda non sarà tenuta a rimborsarvi, evitate quindi di perdere le ricevute, magari fotografatele in modo visibile che la data, il contenuto e l’importo sia ben visibile, in caso di smarrimento potrete allegare almeno le foto se accettate dall’azienda.
Dalla sua parte, l’azienda deve consegnare una copia della nota spesa ricevuta con aggiunto la contabile del rimborso, se è avvenuto per bonifico la contabile del bonifico, se con i contanti dovranno essere riportati minuziosamente, tutti i tagli e la quantità i quali sono parte del rimborso. Per esempio, se si devono restituire 53,36 € si devono scrivere nella ricevuta di rimborso; 2 tagli da 20€, 1 taglio da 10€, monete: 2€, 1€, 20 cent.€, 10 cent. €, 5 cent. €, 1 cent. €. Questo è per contabilizzare la cassa in modo corretto, essa infatti deve essere precisa al centesimo e non deve mancarne nemmeno uno.
Rashna